Перебуваючи за кордоном, українці мають два офіційні варіанти для роботи з документами.
Консульство або посольство України — оформлює закордонний паспорт, довідку про громадянство, нотаріальні дії, реєстрацію актів цивільного стану (народження, шлюб, смерть), видачу свідоцтв.
ДП “Документ” (Паспортний сервіс) — окрема державна структура, підрозділи якої діють у кількох країнах за кордоном. На відміну від консульств, тут можна оформити і внутрішній паспорт (ID-картку), і закордонний — за один візит. Станом на 2026 рік закордонні відділення ДП “Документ” працюють у Польщі (Варшава, Краків, Вроцлав, Гданськ), Німеччині (Берлін, Кельн, Мюнхен), Чехії (Прага), Словаччині (Братислава), Іспанії (Мадрид, Валенсія, Барселона) та Італії (Мілан). Перелік може оновлюватися — актуальна карта відділень на сайті pasport.org.ua.
Як записатися: е-Черга
Запис на консульський прийом здійснюється виключно онлайн через систему е-Черга на сайті МЗС України. Живої черги немає. Для реєстрації потрібна електронна ідентифікація через ID.GOV.UA — за допомогою Дія.Підпис, BankID або електронного підпису. Для більшості українських банківських сервісів потрібен український номер телефону — якщо він відсутній, можна отримати eSIM дистанційно через українських мобільних операторів.
На кожну консульську дію і на кожну окрему особу — окремий запис. Передача слотів третім особам заборонена і веде до відмови у прийомі. Підтвердження запису потрібно здійснити за 14 днів до візиту в особистому кабінеті — якщо не підтвердити, запис автоматично скасовується і повернути його неможливо.
Якщо слотів немає — є кнопка “Запис у чергу очікування”. Коли хтось скасовує запис, вільне місце переходить до наступного в черзі, і на пошту надходить повідомлення для підтвердження. Важливо реагувати швидко.
Закордонний паспорт
Хто і де може оформити: будь-який громадянин України — через консульство або ДП “Документ”. Кожен громадянин може мати одночасно два дійсні закордонні паспорти.
Строки дії: дітям до 16 років — на 4 роки, від 16 років — на 10 років.
Що потрібно:
— чинний внутрішній паспорт (ID-картка або паспорт-книжечка)
— попередні закордонні паспорти (у тому числі недійсні, якщо є)
— у разі втрати — заява про втрату у довільній формі; у разі крадіжки — виписка з реєстру досудових розслідувань від поліції
Важливо: старий паспорт можна залишити собі, якщо подати письмову заяву під час оформлення нового. Це актуально, якщо в ньому є дійсні візи або він використовується для підтвердження документів на проживання в країні перебування.
Термінове оформлення (3 робочі дні) передбачено лише у виняткових випадках: термінове лікування, супровід тяжкохворого, смерть родича за кордоном.
Вартість у 2026 році: закордонний паспорт — 1 147 грн у стандартному режимі (до 20 робочих днів) або 1 787 грн у терміновому (до 7 робочих днів). Оплата у гривнях через українські банківські сервіси.
Внутрішній паспорт (ID-картка)
Де оформити: виключно у підрозділах ДП “Документ” за кордоном або в Україні. Консульства та посольства оформити внутрішній паспорт не можуть — це офіційна позиція МЗС.
Наразі підрозділи ДП “Документ” за кордоном є у Польщі, Словаччині, Туреччині, Чехії, Німеччині, Іспанії, Болгарії, Молдові, Італії, Канаді та Великій Британії.
Якщо у вашій країні такого підрозділу немає — потрібно або їхати в країну, де він є, або повертатися в Україну.
Вартість у 2026 році: ID-картка — 618 грн у стандартному режимі або 988 грн у терміновому. Перше оформлення у 14 років — безкоштовно.
Важливий нюанс: якщо ви хочете змінити прізвище і оновити закордонний паспорт, спочатку потрібно змінити внутрішній паспорт. Змінити прізвище через консульство можуть лише ті, хто оформив офіційний виїзд на постійне місце проживання за кордоном (ПМП). В інших випадках потрібно повертатися в Україну.
Документи для дітей, народжених за кордоном
Дитина, у якої хоча б один з батьків — громадянин України, також є громадянином України незалежно від місця народження.
Батьки мають два варіанти реєстрації:
Варіант 1 — реєстрація через консульство України. Видається українське свідоцтво про народження. Для цього потрібні: паспорти батьків (або одного з них), свідоцтво про шлюб (за наявності), документи, що підтверджують походження дитини за вимогами законодавства. Консул не реєструє народження, якщо законодавство країни перебування вимагає, щоб така реєстрація відбувалася виключно через місцеві органи.
Варіант 2 — реєстрація через місцеві органи країни перебування. Видається іноземне свідоцтво про народження. Воно має юридичну силу в Україні за умови перекладу і засвідчення (апостиль або легалізація). Важливо: чинне законодавство не передбачає автоматичного внесення даних про народження до українського реєстру, якщо реєстрація проводилася виключно іноземними органами — потрібно додатково звернутися до консульства.
Для перетину кордону новонародженій дитині потрібен або закордонний паспорт, або довідка про громадянство України — її оформлюють у консульстві. Записатися можна через портал е-Консул.
Інші документи через консульство
Свідоцтво про шлюб, розлучення — реєстрація актів цивільного стану, укладених за кордоном, здійснюється консульством. Потрібно записатися через е-Чергу і уточнити конкретний перелік документів на сайті відповідної дипустанови.
Нотаріальні дії — консул може засвідчити підпис, вірність копії, переклад документа. Актуально для оформлення довіреностей на майно або дії в Україні.
Довідка про несудимість — консульство не видає, але може допомогти з апостилем на довідку, отриману в Україні.
Консульський облік — реєстрація в консульстві як резидента за кордоном. Добровільна, але корисна: дає можливість брати участь у виборах і отримувати своєчасні сповіщення від дипустанови.
Практичні поради
Не чекайте, поки закінчиться строк дії паспорта. Черги в консульствах великі — на одного консула припадає близько 70 тисяч звернень. Слоти закінчуються швидко, черга очікування може тривати місяцями.
Якщо у закордонному паспорті є дійсні візи або він потрібен для підтвердження вашого статусу в країні перебування — при отриманні нового подайте заяву про збереження старого паспорта. Це дозволить уникнути проблем з легальністю перебування.
Усі послуги консульства — тільки за попереднім записом через е-Чергу. Без запису на прийом не приймають. Слот потрібно підтвердити за 14 днів до візиту.
Актуальну інформацію про документи і черги — шукайте безпосередньо на сайті консульства вашої країни перебування, оскільки умови можуть відрізнятися залежно від дипустанови.